유명 회사들이 ‘웰컴키트'를 제작하는 이유와 웰컴키트 제작 팁
회사에 새로 합류하게 된 직원에게는 ‘온보딩’ 과정이 필수적입니다. 온보딩(On-Boarding)이란 신규 입사자가 조직에 순조롭게 적응하고 정착할 수 있도록 지원하는 전반적인 과정을 뜻하는 말입니다. 마치 배나 비행기에 ‘탑승(board)’하는 것처럼 조직에 ‘안착’한다는 의미이죠. 새로 입사한 직원이 회사에 빠르게 적응할 수 있도록 조직 문화를 알려주고, 업무에 필요한 기본적인 정보와 기술 등을 교육하는 과정들이 포함됩니다. 그리고 최근 많은 창의적인 회사들이 이런 온보딩 과정에서 ‘웰컴키트’를 제공하고 있습니다.
웰컴키트란?
‘온보딩 팩’ 혹은 ‘웰컴 박스’라고 불리기도 하는 웰컴키트는 신입 직원에게 주어지는 하나의 패키지입니다. 패키지 안에는 실제로 업무에 유용하게 사용할 수 있는 사무용품이나 회사의 브랜드 아이템, 핸드북, 작은 선물 등이 포함됩니다. 새로운 조직에 들어가 새로운 사람들과 만나고, 새로운 일을 시작하는 것은 누구에게나 긴장되고 스트레스를 주는 일일 수밖에 없습니다. 그런 신입사원을 위한 배려가 담긴 웰컴키트를 선물 받게 되면 신입사원은 쉽게 긴장을 풀 수 있으며 빠르게 회사와 가까워질 수 있게 됩니다.
회사들이 웰컴키트를 제작하는 이유
1. 좋은 첫인상을 줄 수 있다
웰컴키트의 가장 큰 역할은 말 그대로 직원을 ‘환영’하는 것입니다. 입사를 축하하는 키트를 받는 것은 그들이 회사에 들어오게 된 것이 정말 축하할 만한 일이라는 인상을 주게 됩니다. 입사를 축하로 여기는 순간 새로운 직원들은 자신들의 존재와 가치가 인정받는다는 느낌을 가질 수 있습니다. 그런 자부심과 설렘으로 회사에서의 여정을 시작하는 것은 아주 중요합니다.
2. 소속감을 줄 수 있다
회사는 법인입니다. 즉 사람과는 달리 실제 형태를 갖고 있지 않습니다. 따라서 동료 직원들과는 여러 번 만나서 함께 시간을 보내면 어느 정도 가까워질 수 있지만, 회사에 ‘소속감’을 갖는다는 것은 비교적 쉽지 않은 일입니다. 웰컴키트를 제공함으로써 새로운 동료의 합류를 회사가 기뻐한다는 인상을 주고 회사의 가치와 문화를 소개하면서 한 발 먼저 다가가게 되면, 새로운 직원은 내가 어떤 곳에서 어떤 일을 하는지 분명하게 알 수 있습니다. 이것은 직원의 이직률을 줄이는 긍정적인 효과로도 연결됩니다.
3. 새로운 직원들에게 동기부여를 할 수 있다
웰컴키트는 단순히 일회적인 선물에 그치는 것이 아닙니다. 웰컴키트는 신입 직원의 적극적인 참여를 유도합니다. 컴퓨터 화면을 통해 정보만 전달하는 게 아닌, 직접 보고 손으로 만질 수 있는 유형의 패키지를 선물한다는 것은 그래서 중요합니다. 웰컴키트를 통해 공유된 팀의 업무 일정이나 지침 등을 직원은 빠르게 파악하고 정리할 수 있으며, 이를 통해 첫 출근에 무엇부터 시작해야 하는지 헤매지 않아도 됩니다.
4. 회사의 문화와 가치를 보여줄 수 있다
신입 직원은 당연하게도 아직 회사에 대해 잘 모릅니다. 회사가 어떤 가치를 지향하는지, 어떤 사내 분위기와 문화를 가지고 있는지를 알고 거기에 공감하면서 일을 하는 것은, 그렇지 않을 때와 완전히 다른 업무의 질을 만듭니다. 회사의 이름과 업종을 아는 것만으로는 부족합니다. 직원이 회사의 ‘브랜드’에 몰입할 수 있게 해야 합니다. 브랜드를 상징하는 컬러와 로고, 아이템들이 가득 담긴 웰컴키트를 통해 이처럼 회사의 가치와 문화를 효과적으로 소개할 수 있습니다.
웰컴키트 안에는 무엇을 넣을까
1. 온보딩 서류
직원이 처음 회사에 입사하게 되면 작성해야 하는 몇 가지 서류들이 있습니다. 계약서는 물론, 비상 연락망, 업무 관련 워크시트, 기술 관련 지침 및 규정, 복지 관련 양식, 그 밖에 필요한 설문조사 등을 간략히 정리해 제공하면 필요한 과정이 효율적으로 처리될 수 있습니다.
2. 회사 정보지
회사에 관해 신입 직원들이 알아야 할 내용이 정리된 핸드북을 제공하세요. 핸드북에는 대표의 환영 편지, 회사의 연혁과 비전, 구조, 복지, 업무 지침, 주요 회사 구성원 및 팀 리더 소개, 공유 계정 로그인 방법 등의 내용을 포함할 수 있습니다.
3. 사무용품
업무에 필요한 사무용품은 가장 일반적으로 웰컴키트에 포함되는 항목입니다. 펜, 클립, 포스트잇, 노트, 메모지와 같은 문구류는 물론, 마우스나 블루투스 키보드, 노트북 스탠드, 이어폰 등의 기술 장비 등 업종이나 직무에 따라 유용한 용품들을 선물 받게 되면, 직원들은 효율적으로 업무를 시작할 수 있습니다.
4. 회사 브랜드 굿즈
회사의 로고나 슬로건이 프린트된 회사만의 브랜드 아이템이 있다면 좋습니다. 펜, 마우스 패드, 텀블러, 머그컵, 티셔츠, 스트레스 볼과 같이 활용도가 높은 물건은 그 자체로 유용할 뿐만 아니라 직원들이 그것들을 사용할 때마다 소속감을 느낄 수 있습니다.
5. 작은 선물
필요한 물품들도 좋지만, 단지 환영의 의미가 담긴 작은 선물을 넣는 것도 아주 의미 있는 일이 될 수 있습니다. 사무실 책상에 놓을 수 있는 작은 식물 화분이나 사진 액자, 근처 카페에서 쓸 수 있는 기프트 카드, 향초나 작은 피규어 같은 것들로 기분 전환을 선사해 보세요.
웰컴키트를 만들 때 고려해야할 점
1. 어떤 메시지를 담을까?
웰컴키트의 핵심은 ‘메시지 전달’입니다. 그렇다면 무슨 이야기를 전해야 할까요? 무엇보다 신입 직원이 근무 첫날, 회사에 처음 도착했을 때 받는 것이라는 점을 기억하세요. 함께하게 되어 기쁘다는 이야기, 합류하게 된 것을 환영한다는 이야기를 전하고, 회사를 친절하게 소개해 주세요.
2. 어떻게 회사의 가치를 공유할 수 있을까?
웰컴키트는 회사가 새로 합류한 직원에게 회사의 가치를 공유할 수 있는 좋은 수단입니다. 현명한 회사라면 소비자를 겨냥한 브랜딩은 물론, ‘내부 브랜딩’에도 투자할 줄 알아야 합니다. 사원들에게도 브랜드 가치를 적극적으로 홍보해 주세요. 꼭 글로 적지 않아도 됩니다. 디자인 요소를 활용하는 것도 매우 효과적인 방법입니다.
3. 직원들이 더 잘 일하도록 도울 수 있는 키트인가?
웰컴키트는 직원에게 동기를 부여하고 정보를 제공해, 직원들이 회사에 쉽고 빠르게 적응하고 효과적으로 업무를 시작할 수 있게 합니다. 신입 사원들이 가질 만한 궁금증을 미리 파악하고 그에 대한 답변을 제공해 주세요. 팀의 일정별 목표를 공유하는 것도 구체적인 업무 효율을 높이는 효과적인 방법이 될 수 있습니다.
4. 웰컴키트의 퀄리티
웰컴키트를 만들기로 결정했다면, ‘잘’ 만들기를 추천합니다. 많은 신입 직원들이 웰컴키트를 받은 뒤 사진을 찍어 소셜 미디어에 공유합니다. 퀄리티 있는 웰컴키트의 사진이 소셜 미디어에 게시되고 공유되면 회사의 업계 평판에 좋은 영향을 끼칠 수 있습니다. 키트에 포함되는 항목들은 물론, 패키지의 디자인에도 신경을 쓰도록 하세요.
패커티브와 함께 더욱 예쁘고 특별한 웰컴키트를
패커티브에서는 회사와 신입 직원이 적극적으로 서로 소통할 수 있도록 돕는 맞춤형 웰컴키트 제작 서비스를 제공하고 있습니다. 회사의 업종과 분위기 등에 따라 필요한 웰컴키트 패키지의 디자인은 다 다를 것입니다. 전문가와 상담하고 웰컴키트에 적절한 소재와 방식, 디자인으로 만들어진 패키지를 쉽고 편하게 제작해 보세요.
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